19 juni 2023

De Vlaamse universiteiten menen dat werken met beslissingsbomen voor meer transparantie kan zorgen naar (potentiële) melders[1] van grensoverschrijdend gedrag (GOG) toe. In de nota ‘Engagement voor een aangescherpt beleid inzake grensoverschrijdend gedrag aan de Vlaamse universiteiten’ (VLIR, 2022) worden hoge verwachtingen gesteld over het werken met beslissingsbomen in procedures rond GOG.

Op 19 juni 2023 kwamen een 20-tal medewerkers uit de universiteiten verantwoordelijk voor het ontwerp van of de communicatie over de procedures rond GOG en tucht bij elkaar met experten Prof Ines Keignaert (UGent) en Liesbeth Stevens (Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen) rond beslissingsbomen en hun gebruik bij (potentiële) melders van grensoverschrijdend gedrag, zowel voor studenten als personeel. De ad hoc-WG GOG organiseerde het event om gezamenlijk expertise in te winnen, en om van de ervaringen binnen de verschillende universiteiten te leren. Tijdens het event werd kennis genomen van recent onderzoek en een verscheidenheid aan beslissingsbomen. Ines Keignaert presenteerde de almaar meer accurate cijfers, en de recentste inzichten over hoe men tot de beslissing komt GOG te onthullen. Ook werkt zij mee aan een handelingskader voor professionals in de onderwijssector, die in het najaar van 2023 beschikbaar zou zijn. Liesbeth Stevens presenteerde verschillende beslissingsbomen die het Instituut opmaakte voor professionals om hen te ondersteunen (in hun handelingsmogelijkheden) bij de bescherming van slachtoffers van gendergerelateerd geweld. Deze meldcodes bestaan uit één bladzijde met een concreet stappenplan. Het leren netwerk bekeek ook het voorbeeld van het grassrootsinitiatief ‘Zal ik er (n)iets van zeggen?’ van de faculteit geneeskunde van de Universiteit Antwerpen, gericht op studenten en medewerkers die onprofessioneel of grensoverschrijdend gedrag vaststellen. De voorbeelden zijn in bijlage te vinden. Elk van de universiteiten presenteerde de beslissingsbomen waar men op het moment van het lerend netwerk mee (of aan) werkte. Dat leverde alles samen een schat aan informatie en voorbeelden. Toch bleek de kennis en ervaring over het gebruik van beslissingsbomen voor (potentiële) melders in procedures GOG nog niet zo uitgekristalliseerd dat het lerend netwerk-event duidelijke richtlijnen of gemakkelijk na te volgen voorbeelden opleverde. Het event zorgde wel voor context, tips en reflectievragen bij het verder werken met beslissingsbomen. Hieronder wordt een verscheidenheid aan inzichten, suggesties en reflecties uit het lerend netwerk-event opgelijst.

• Het perspectief van de melder moet centraal staan.
• De thema’s waarop de beslissingsbomen gericht zijn, zijn meestal breder dan GOG stricto senso: zo worden ook de termen psychosociaal welzijn, ongewenst of onprofessioneel of on-ethisch gedrag gebruikt in de beslissingsbomen. Wat als GOG gemeld kan worden, wordt dus breed omschreven. Er is zeker niet alleen aandacht voor seksueel getint GOG.
• Het doel van de beslissingsbomen is transparantie en duidelijkheid: (potentiële) melders worden wegwijs gemaakt in de procedures. De beslissingsbomen zijn schema’s met beslissingsmomenten en bijhorende procedurestappen. Vaak staan ze op de website, worden ze toegelicht bij eerste contacten en op papier meegegeven. Nogal wat melders willen bij een allereerste contact hun verhaal doen en staan er op dat moment nog niet voor open om naar procedurele keuzes te kijken. Er wordt nergens expliciet de rechten van de melders, de mogelijke sancties of de gevolgen van de keuzes van de melders vermeld. Beslissingsbomen zijn ook zo dens, terwijl men eerder naar vereenvoudiging zoekt om helderheid te scheppen, dat deze elementen geen (centrale) plaats krijgen. Bovendien bestaat de eerste stap steeds uit luisteren en het in kaart brengen van de situatie, en rechten, sancties en gevolgen hangen af van die situatie. Men wil geen valse verwachtingen creëren. Sommige beslissingsbomen zijn uitdrukkelijk gericht op verwachtingsmanagement: ‘Wat kan je verwachten van de vertrouwenspersoon?’
• Enkele universiteiten nemen tuchtprocedures op in de beslissingsboom GOG. Dit geeft van aan het begin die mogelijkheid weer, en laat toe de verschillen in procedures te verduidelijken. Universiteiten die tuchtprocedures niet opnemen in de beslissingsboom, argumenteren dat men eerst in gesprek wil gaan met de melder, de situatie in kaart brengen en de mogelijkheden bespreken voor een oplossingsgerichte benadering. De tuchtprocedure wordt dan voor bepaalde gevallen als een laatste redmiddel beschouwd.
• Naast beslissingsbomen zijn de volledige reglementen ook op websites terug te vinden, vaak met bijkomende informatie.
• Verschillende beslissingsbomen nodigen expliciet uit om ook zorg, twijfel of vragen te komen bespreken. Veel personen die GOG meemaken onthullen dit aan niemand, zo maakt onderzoek duidelijk. Dit kan zijn omdat ze het gebeurde moeilijk kunnen classificeren (bv. door de vooroordelen van de ‘ideal victim theory’), beschaamd zijn omdat ze niet ‘juist’ gereageerd hebben, de negatieve emoties niet willen oprakelen door het ter sprake te brengen, enzovoort. Door o.a. twijfel te benoemen wordt gehoopt de drempel te verlagen.
• Verschillende beslissingsbomen richten zich expliciet zowel naar wie GOG meemaakte, als naar getuigen.
• Dat een melding anoniem kan gebeuren is overal waar, maar het wordt weinig benadrukt in de beslissingsbomen. Omdat de mogelijkheden voor opvolging van de melding veel groter zijn, wordt bij melders soms (voorzichtig) gepleit om de vraag naar anonimiteit los te laten. Ook hier gaat het er om geen valse verachtingen te creëren.
• Soms wordt in een beslissingsboom expliciet opgenomen dat de melding automatisch / altijd geregistreerd wordt, maar binnen beroepsgeheim beschermd wordt. Er moet op dat moment al duidelijk zijn wat er met die registratie kan gebeuren om in orde te zijn met de GDPR. Kan een getuige die melding maakt wel instaan voor de toestemming om de naam van wie GOG ondervond op te nemen in het register?
• GOG-procedures volgen de keuze en het tempo van de melders. Beslissingsbomen GOG hebben daarom geen timing opgenomen in de procedure, maar vermelden soms wel expliciet dat de regie in handen van de melder ligt. Enkel wanneer de procedures uit de welzijnswet toegelicht worden, wordt een timing vermeld. In het licht van verjaring van de feiten kan het belangrijk zijn om ook bij tuchtprocedure te wijzen op de timing.
• Nogal wat melders veranderen na verloop van tijd hun oorspronkelijke vraag, bv. na in gesprek voor zichzelf te hebben uitgemaakt dat het gebeurde niet ok was. De beslissingsboom geeft de mogelijkheden weer, en helpt zo melders die in de loop van het proces hun keuzes willen bijstellen. Er dient echter ook duidelijk te zijn wat de grenzen van de vrijheid om keuzes bij te stellen zijn: wanneer en hoe moet een case afgerond worden, finaal neergelegd worden, voor verjaring? Er kunnen belangrijke verschillen zitten op het antwoord naargelang de ernst van de situatie. Aangezien beslissingsbomen algemeen zijn en voor iedereen geldig, is het moeilijk dit op te nemen.
• De meeste universiteiten werken met 1 beslissingsboom voor de hele academische gemeenschap, maar sommigen hebben verschillende beslissingsbomen voor studenten en personeel (soms nog apart voor doctorandi).
• Het taalgebruik in beslissingsbomen is belangrijk: bv. slachtoffers zien zichzelf niet (altijd) als slachtoffer, zo’n term lijkt dan groot, negatief en hen uit te sluiten. Het is belangrijk om dagelijkse, menselijke en cultuursensitieve taal te gebruiken.
• In een aantal beslissingsbomen wordt eerst gewezen op de reguliere steunfiguren of -kanalen zoals de docent, studie(loopbaan)begeleider, (PHD-)ombuds, leidinggevende, etc. Pas als de potentiële melder beslist heeft in de reguliere kanalen geen oplossing te zien, komen de opties van meldpunt, vertrouwenspersoon, preventieadviseur psychosociale aspecten etc. aan bod.
• Slechts één beslissingsboom verwijst naar externe kanalen zoals de politie of het Vlaams MensenRechtenInstituut. Wanneer het extern meldpunt opgericht is, kan eenduidiger doorverwezen worden.
• Slechts één beslissingsboom geeft aan dat bij meerdere gelijkaardige meldingen de vertrouwenspersoon in gesprek kan gaan met de betrokkene of hiërarchische lijn van de betrokkene.

[1] Met melders wordt in deze tekst bedoeld: diegene die GOG ondergaan hebben. Natuurlijk maken ook getuigen die niet zelf het GOG ondergaan hebben melding van gebeurtenissen. Voor de duidelijkheid worden zij in deze tekst ‘getuigen’ genoemd’. De term ‘slachtoffer’ wordt vermeden omdat sommige melders zich niet in dit zware woord herkennen en om juridische connotaties te vermijden. Aansluitend bij het charter van 2018, hanteren de universiteiten een brede definitie van GOG, waarbij de subjectieve beleving van de melder als onderliggende maatstaf aux sérieux genomen wordt.